Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw pracowniczych, gwarantowane przez Kodeks pracy. Jednak nie zawsze udaje się wykorzystać wszystkie przysługujące dni wolne w danym roku. Co dzieje się z niewykorzystanym urlopem? Kiedy można otrzymać za niego ekwiwalent pieniężny? W tym artykule wyjaśnimy najważniejsze kwestie związane z zaległym urlopem i zasadami jego rozliczania.
Wymiar urlopu wypoczynkowego
Każdemu pracownikowi przysługuje coroczny płatny urlop wypoczynkowy. Jego wymiar zależy od stażu pracy. Pracownicy zatrudnieni krócej niż 10 lat mają prawo do 20 dni urlopu rocznie. Osoby z co najmniej 10-letnim stażem mogą korzystać z 26 dni urlopu w roku kalendarzowym.
Warto pamiętać, że do stażu urlopowego wlicza się nie tylko okresy zatrudnienia, ale również lata nauki. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo. Najlepiej, gdy odbywa się to zgodnie z planem urlopów lub indywidualnymi ustaleniami.
Zasady wykorzystywania urlopu wypoczynkowego
Urlop powinien być wykorzystywany zgodnie z jego przeznaczeniem – na wypoczynek i regenerację sił. Dlatego pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu, gdy pracownik złoży wniosek urlopowy. Jednocześnie pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu ani zamienić go na ekwiwalent pieniężny w trakcie trwania stosunku pracy.
Urlop najlepiej wykorzystać w całości, w dłuższych okresach. Przepisy dopuszczają jednak dzielenie urlopu na części, z zastrzeżeniem, że jedna część musi trwać co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Pamiętajmy, że niewykorzystany urlop nie przepada – staje się urlopem zaległym.
Urlop zaległy – definicja i terminy
Urlopem zaległym nazywamy niewykorzystane dni urlopu z poprzedniego roku kalendarzowego. Zgodnie z przepisami, pracownik powinien wykorzystać taki urlop najpóźniej do 30 września następnego roku. To oznacza, że urlop za 2023 rok, którego nie udało się wykorzystać, staje się urlopem zaległym i należy go odebrać do końca września 2024 roku.
Warto wiedzieć, że termin ten zostaje zachowany, jeśli pracownik rozpocznie urlop 30 września. Pracodawca ma obowiązek umożliwić pracownikowi wykorzystanie zaległego urlopu we wskazanym terminie.
Co więcej, może nawet wysłać pracownika na taki urlop bez jego zgody, jeśli zbliża się termin przedawnienia. Wynika to z orzecznictwa Sądu Najwyższego, które podkreśla, że prawo do urlopu ma charakter bezwzględnie obowiązujący dla obu stron stosunku pracy.
Przymusowe wysłanie pracownika na zaległy urlop
Pracodawca ma prawo wysłać pracownika na zaległy urlop, nawet jeśli ten nie wyraża na to zgody. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05). W uzasadnieniu sąd podkreślił, że prawo do urlopu wypoczynkowego ma charakter bezwzględnie obowiązujący dla obu stron stosunku pracy.
Oznacza to, że pracodawca jest zobowiązany do udzielenia urlopu, a pracownik nie może odmówić jego wykorzystania, jeśli jest on udzielany zgodnie z przepisami. Ta regulacja ma na celu ochronę zdrowia pracownika i zapewnienie mu niezbędnego odpoczynku. Dlatego, jeśli zbliża się termin, do którego zaległy urlop powinien być wykorzystany, pracodawca może jednostronnie wyznaczyć termin jego rozpoczęcia.
Przedawnienie roszczeń o urlop wypoczynkowy
Warto wiedzieć, że roszczenie o udzielenie zaległego urlopu nie wygasa automatycznie po 30 września kolejnego roku. Jeśli pracodawca nie udzieli urlopu do tego terminu, pracownik nadal ma prawo domagać się jego wykorzystania. Roszczenie o urlop przedawnia się dopiero po upływie 3 lat od dnia, w którym stało się wymagalne. Bieg tego terminu rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje.
Wyjątkiem jest sytuacja, gdy urlop został przesunięty na następny rok – wtedy termin liczy się od 30 września roku następnego. Przykładowo, prawo do urlopu za 2023 rok przedawni się 31 grudnia 2026 roku, a jeśli zostało przesunięte – 30 września 2027 roku. Pamiętajmy jednak, że przedawnienie nie oznacza wygaśnięcia prawa do urlopu, a jedynie możliwość uchylenia się przez pracodawcę od jego udzielenia.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypłacany jest wyłącznie w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Prawo do ekwiwalentu powstaje w dniu zakończenia zatrudnienia, niezależnie od trybu rozwiązania umowy czy przyczyny wygaśnięcia stosunku pracy. Obejmuje on zarówno urlop bieżący, jak i zaległy, który nie uległ przedawnieniu.
Trzeba w tym miejscu podkreślić, że ekwiwalent przysługuje za każdy niewykorzystany dzień urlopu, bez względu na długość zatrudnienia. Pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent wraz z innymi świadczeniami związanymi z ustaniem stosunku pracy, nawet jeśli pracownik o to nie wnioskuje. Wysokość ekwiwalentu oblicza się według zasad obowiązujących przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego.
Wyjątki od obowiązku wypłaty ekwiwalentu
Istnieją sytuacje, w których pracodawca może nie wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dzieje się tak, gdy pracownik i pracodawca uzgodnią, że urlop zostanie wykorzystany w czasie trwania kolejnej umowy o pracę, zawartej bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej. Dotyczy to na przykład sytuacji, gdy pracownik był zatrudniony na czas określony, a następnie bez przerwy zawiera umowę na czas nieokreślony z tym samym pracodawcą.
W takim przypadku strony mogą porozumieć się co do wykorzystania zaległego urlopu w dalszym okresie zatrudnienia. Warunkiem jest, aby nowa umowa została zawarta bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej. Takie rozwiązanie pozwala na zachowanie ciągłości prawa do urlopu i jest korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy.