W dzisiejszym artykule przyjrzymy się bliżej dokumentowi WZ, znanemu również jako „wuzetka” lub „wydanie zewnętrzne”. Wyjaśnimy, czym dokładnie jest ten dokument, kiedy się go stosuje i jakie ma znaczenie dla przedsiębiorców prowadzących działalność handlową.
Wuzetka – definicja i zastosowanie
Dokument WZ, czyli „wydanie zewnętrzne”, to istotny element dokumentacji obrotu magazynowego w firmie. Stosujemy go, gdy towary lub materiały opuszczają nasz magazyn i trafiają do odbiorcy zewnętrznego.
Najczęściej ma to miejsce podczas sprzedaży produktów klientom lub kontrahentom, ale może dotyczyć również nieodpłatnego przekazania towarów. WZ pełni funkcję potwierdzenia wydania towaru z magazynu i stanowi podstawę do późniejszego wystawienia faktury lub paragonu.
Pamiętajmy, że zgodnie z przepisami, mamy obowiązek wystawić fakturę lub paragon w terminie nie dłuższym niż 7 dni od daty sporządzenia dokumentu WZ.
Dokument WZ – co zawiera?
Prawidłowo wystawiony dokument WZ musi zawierać szereg istotnych informacji. Rozpoczynamy od nadania mu unikalnego numeru, który ułatwi jego identyfikację w systemie. Następnie wpisujemy datę wystawienia dokumentu, która jest równoznaczna z datą faktycznego wydania towaru z magazynu. Niezbędne jest umieszczenie pełnych danych adresowych oraz numeru NIP zarówno wystawcy dokumentu WZ, jak i odbiorcy towaru.
W treści dokumentu szczegółowo opisujemy wydawane przedmioty, podając ich nazwy, ilości oraz ceny jednostkowe. Te informacje są kluczowe dla prawidłowego rozliczenia transakcji i aktualizacji stanu magazynowego.
Na koniec dokument musi zostać opatrzony podpisem osoby uprawnionej do jego wystawienia, co potwierdza jego autentyczność i ważność. Dzięki tak skonstruowanemu dokumentowi WZ, mamy pełną kontrolę nad przepływem towarów w naszej firmie i jesteśmy w stanie szybko zidentyfikować każdą transakcję.
Dokument WZ a faktura VAT
Dokument WZ stanowi integralną część systemu dokumentacji księgowej w przedsiębiorstwie. Jego rola jest szczególnie istotna w kontekście powiązań z innymi dokumentami, takimi jak faktury VAT czy paragony fiskalne.
Wystawiając WZ, tworzymy podstawę do późniejszego zafakturowania transakcji. Jest to niezwykle pomocne w sytuacjach, gdy wydanie towaru i wystawienie faktury nie następują jednocześnie. Przykładowo, gdy nasz pracownik magazynu nie ma uprawnień do fakturowania, może wystawić WZ, na podstawie którego upoważniona osoba przygotuje później fakturę VAT.
Pamiętajmy, że dokument WZ nie zastępuje faktury – jest on raczej jej uzupełnieniem i potwierdzeniem fizycznego wydania towaru. W praktyce często spotykamy się z sytuacją, gdy WZ jest wystawiane w momencie przekazania towaru kurierowi lub odbiorcy, a faktura jest generowana w późniejszym terminie, na przykład na koniec dnia lub tygodnia.
Dokument WZ jako dowód księgowy
W pewnych okolicznościach dokument WZ może pełnić rolę dowodu księgowego. Zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów, dowodem księgowym może być nie tylko faktura, ale także inny dokument potwierdzający dokonanie transakcji zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Aby WZ mogło być uznane za taki dowód, musi zawierać wszystkie wymagane elementy: dane identyfikujące obie strony transakcji, datę wystawienia, opis przedmiotu transakcji, jego wartość i ilość oraz podpisy osób uprawnionych. Jest to szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy potrzebujemy szybko zaewidencjonować zakup materiałów lub towarów handlowych.
Rozporządzenie dopuszcza możliwość uwzględnienia ich w ewidencji najpóźniej w momencie dokonania na nich obrotu, czyli przetransportowania do magazynu, przerobu lub sprzedaży. W takiej sytuacji możemy użyć WZ jako dokumentu księgowego. Jednakże, po otrzymaniu faktury, powinniśmy dołączyć ją do WZ jako załącznik do dowodu zakupu.
Jeśli wystąpią jakiekolwiek różnice między WZ a fakturą, należy wprowadzić odpowiednie korekty do ewidencji. Pamiętajmy, że z perspektywy wystawcy, WZ nie może być podstawą ewidencji w Księdze Przychodów i Rozchodów – w tym przypadku niezbędne jest zafakturowanie transakcji, która wraz z momentem wystawienia faktury VAT trafi do KPiR.
Podsumowanie
- Dokument WZ (wydanie zewnętrzne) potwierdza przekazanie towarów z magazynu na sprzedaż lub nieodpłatne wydanie.
- Fakturę lub paragon należy wystawić w ciągu 7 dni od sporządzenia WZ.
- Poprawnie wystawiona WZ zawiera: numer, datę, dane stron, opis towaru, ilość, cenę i podpis osoby uprawnionej.
- WZ może pełnić rolę dowodu księgowego, jeśli zawiera wszystkie wymagane elementy zgodne z rozporządzeniem Ministra Finansów.
- Dla wystawcy, WZ nie jest podstawą ewidencji w KPiR – konieczne jest zafakturowanie transakcji.