Podróże służbowe są nieodłącznym elementem wielu zawodów, a ich prawidłowe rozliczenie stanowi istotny aspekt zarządzania finansami firmy. W tym artykule przedstawimy Ci kompleksowe informacje na temat rozliczania delegacji krajowych, ze szczególnym uwzględnieniem diet, noclegów i kosztów przejazdów.
Delegacja krajowa – definicja
Delegacja krajowa to podróż służbowa odbywana przez pracownika na polecenie pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce pracy.
Aby wyjazd został uznany za delegację, musi spełniać trzy podstawowe warunki:
- służyć realizacji zadań służbowych,
- zostać zlecony przez przełożonego
- wiązać się z wykonywaniem obowiązków poza siedzibą firmy lub stałym miejscem pracy.
Pamiętaj, że delegacja nie dotyczy pracowników, którzy na co dzień pracują w terenie i przemieszczają się między różnymi miejscowościami. Jeśli Twoja podróż służbowa odbywa się w nocy i trwa co najmniej 8 godzin, masz prawo do wolnego dnia na odpoczynek po jej zakończeniu.
Obliczanie i przyznawanie diet w podróży służbowej
Dieta w delegacji krajowej to kwota przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia podczas podróży służbowej.
Od 1 stycznia 2023 roku wynosi ona 45 zł za dobę podróży. Wysokość diety, jaką otrzymasz, zależy od czasu trwania Twojej podróży. Jeśli Twoja delegacja trwa nie dłużej niż dobę i wynosi od 8 do 12 godzin, przysługuje Ci połowa diety, czyli 22,50 zł. Przy podróży trwającej powyżej 12 godzin otrzymasz pełną dietę w wysokości 45 zł. W przypadku delegacji trwającej dłużej niż dobę, za każdą pełną dobę otrzymasz dietę w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę do 8 godzin – połowę diety, a powyżej 8 godzin – pełną dietę.
Pamiętaj, że doba w delegacji jest liczona jako 24 godziny od momentu rozpoczęcia podróży służbowej. Twój pracodawca może zmniejszyć kwotę diety, jeśli zapewnił Ci bezpłatne wyżywienie – o 25% za śniadanie, 50% za obiad i 25% za kolację. Jeśli otrzymałeś bezpłatne całodzienne wyżywienie, dieta nie będzie Ci przysługiwać.
Jak rozliczyć noclegi w delegacji?
Podczas delegacji krajowej Twój pracodawca jest zobowiązany do zwrotu kosztów noclegów. Rozliczenie odbywa się na podstawie przedstawionych przez Ciebie rachunków lub faktur za nocleg. Jeśli z jakiegoś powodu nie posiadasz takiego dokumentu, możesz otrzymać ryczałt za nocleg. Od 1 stycznia 2023 roku ryczałt ten wynosi 67,50 zł, co stanowi 150% diety dobowej.
Pamiętaj, że ryczałt przysługuje Ci tylko wtedy, gdy nocleg odbył się między godziną 21:00 a 7:00 i trwał co najmniej 6 godzin.
W przypadku, gdy pracodawca zapewnia Ci bezpłatny nocleg, nie możesz ubiegać się o zwrot kosztów ani o ryczałt. Warto zaznaczyć, że pracodawca ma prawo odmówić zwrotu kosztów noclegu, jeśli uzna, że masz możliwość codziennego powrotu do miejsca zamieszkania.
Koszty przejazdów i komunikacji miejscowej w delegacji
Rozliczenie delegacji krajowej obejmuje również zwrot kosztów związanych z przejazdami. Jeśli Twój pracodawca nie zapewnia Ci bezpłatnego przejazdu, możesz ubiegać się o zwrot poniesionych wydatków.
Od 1 stycznia 2023 roku obowiązuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 9 zł na każdą rozpoczętą dobę podróży służbowej. Kwota ta stanowi 20% diety dobowej. Jeśli Twoja podróż służbowa trwa co najmniej 10 dni, masz również prawo do zwrotu kosztów przejazdu w dniu wolnym od pracy.
W sytuacji, gdy używasz do podróży służbowej prywatnego samochodu lub innego pojazdu, musisz uzyskać na to zgodę pracodawcy. W takim przypadku zwrot kosztów odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki.
Stawki za kilometr przebiegu są uzależnione od rodzaju pojazdu i pojemności silnika:
- Dla samochodu osobowego z silnikiem do 900 cm³ wynoszą 0,89 zł za kilometr, a powyżej 900 cm³ – 1,15 zł.
- Dla motocykla stawka wynosi 0,69 zł.
- Dla motoroweru 0,42 zł.
Pamiętaj, że przejechane trasy powinieneś dokładnie udokumentować w ewidencji przebiegu pojazdu, którą prowadzisz na podstawie wskazań licznika.
Dokumentacja i terminy rozliczenia delegacji
Prawidłowe rozliczenie delegacji krajowej wymaga od Ciebie starannego przygotowania odpowiedniej dokumentacji. Dokument rozliczający Twoją podróż służbową powinien zawierać szereg istotnych informacji.
Upewnij się, że umieściłeś w nim swoje imię, nazwisko i stanowisko. Następnie określ cel podróży i miejsce wyjazdu. Bardzo ważne jest dokładne podanie czasu trwania delegacji – zapisz datę i godzinę wyjazdu oraz powrotu. W rozliczeniu uwzględnij stawkę i wartość przysługujących Ci diet. Nie zapomnij o informacjach dotyczących wykorzystanych środków lokomocji. Na koniec podsumuj wszystkie poniesione koszty, najlepiej z podziałem na poszczególne kategorie, takie jak dojazdy, noclegi czy wyżywienie.
Pamiętaj, że masz określony czas na przekazanie pracodawcy rozliczenia delegacji. Zgodnie z przepisami, powinieneś to zrobić w ciągu 14 dni od zakończenia podróży służbowej. Wraz z rozliczeniem przekaż wszystkie dokumenty potwierdzające poniesione koszty – faktury, rachunki, bilety. Jeśli z jakiegoś powodu nie udało Ci się uzyskać dokumentu potwierdzającego wydatek, musisz dołączyć do rozliczenia pisemne oświadczenie. W oświadczeniu tym wyjaśnij, jakie koszty poniosłeś i dlaczego nie możesz ich udokumentować.
Zwróć uwagę, że prawidłowo przygotowane rozliczenie delegacji musi zostać zaakceptowane przez osobę do tego upoważnioną w Twojej firmie. Może to być Twój bezpośredni przełożony lub pracownik działu finansowego. Dopiero po uzyskaniu takiej akceptacji możesz oczekiwać zwrotu poniesionych kosztów.
W przypadku dłuższych lub bardziej skomplikowanych podróży służbowych, możesz rozważyć poproszenie pracodawcę o przyznanie zaliczki na poczet delegacji. Wysokość takiej zaliczki ustala się zwykle na podstawie wstępnej kalkulacji przewidywanych kosztów podróży.
Pamiętaj, że niektóre elementy rozliczenia delegacji, takie jak diety czy ryczałty za noclegi i przejazdy komunikacją miejscową, nie wymagają dodatkowego dokumentowania. Wystarczy, że uwzględnisz je w swoim rozliczeniu zgodnie z obowiązującymi stawkami i czasem trwania delegacji.
Zwróć również uwagę na fakt, że jeśli Twoja podróż służbowa obejmuje przejazd nocny, a Ty nie masz możliwości wyspania się w nocy, możesz być uprawniony do dodatkowego dnia wolnego. Takie uprawnienie przysługuje Ci, jeśli podróż trwała co najmniej 8 godzin i zakończyła się po godzinie 20:00.