Delegacje służbowe to nieodłączny element wielu form współpracy biznesowej, w tym coraz popularniejszych umów B2B. Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub zleceniodawcą, z pewnością zastanawiasz się, jak prawidłowo rozliczać koszty podróży służbowych współpracowników. W tym artykule rozwiejemy Twoje wątpliwości i przedstawimy kluczowe aspekty tego zagadnienia. Dowiesz się, jakie są podstawy prawne, metody pokrywania wydatków oraz jak rozliczać delegacje zarówno od strony zleceniodawcy, jak i współpracownika.
Podstawy prawne delegacji B2B
Rozpocznijmy od fundamentów prawnych. Umowa B2B, znana również jako umowa o współpracę, jest w świetle prawa cywilnego traktowana jako umowa o świadczenie usług. Podlega ona przepisom o zleceniu, zgodnie z art. 750 Kodeksu cywilnego. Kluczowe znaczenie ma tu art. 734 § 1 kc, który określa zobowiązania przyjmującego zlecenie.
Równie istotny jest art. 742 kc, nakładający na zleceniodawcę obowiązek zwrotu wydatków poniesionych przez zleceniobiorcę w celu należytego wykonania zlecenia. Te przepisy stanowią podstawę do rozliczania kosztów podróży służbowych w ramach umów B2B.
Jak pokryć koszty podróży służbowej?
W praktyce biznesowej stosujemy dwa główne podejścia do pokrywania kosztów delegacji współpracowników B2B. Pierwsza metoda polega na bezpośrednim pokryciu wszelkich wydatków przez zleceniodawcę. Jest to szczególnie korzystne, gdy współpracownik nie jest w stanie samodzielnie ponieść kosztów podróży.
Druga opcja to zwrot poniesionych wydatków. W tym przypadku współpracownik najpierw sam opłaca koszty związane z wyjazdem, a po powrocie przedstawia zleceniodawcy dokumenty potwierdzające poniesione wydatki. Na ich podstawie otrzymuje zwrot kosztów.
Warto zaznaczyć, że w przypadku umów B2B nie stosujemy refakturowania, ponieważ współpracownik działa we własnym imieniu i na rzecz własnej działalności gospodarczej. Kluczowe jest, aby rozliczenie odbywało się na podstawie rzeczywiście poniesionych i odpowiednio udokumentowanych wydatków, takich jak faktury, rachunki czy paragony.
Rozliczenie delegacji w kosztach podatkowych zleceniodawcy
Z perspektywy zleceniodawcy istotną kwestią jest możliwość zaliczenia wydatków związanych z delegacjami współpracowników do kosztów uzyskania przychodów. Opieramy się tu na wyroku Naczelnego Sądu Administracyjnego z 28 lipca 2020 roku (sygn. II FSK 3266/19). NSA potwierdził, że ustawa o CIT nie wyklucza możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wydatków poniesionych przez podatnika na podstawie umowy cywilnoprawnej, jeśli służą one prawidłowemu wykonaniu umowy.
Co więcej, w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie znajdziemy zakazu ani ograniczenia dotyczącego zaliczania do kosztów wydatków na podróże służbowe współpracowników prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Oznacza to, że jeśli współpracownik wykonuje zadania wynikające z umowy, zleceniodawca może zaliczyć koszty jego podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodów. Dotyczy to zarówno zwróconych współpracownikom kosztów, jak i wydatków bezpośrednio poniesionych przez zleceniodawcę w związku z podróżami służbowymi.
Delegacja współpracownika a przychód podatkowy
Przyjrzyjmy się teraz sytuacji z perspektywy współpracownika otrzymującego zwrot wydatków za delegację. Zgodnie z art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PIT, przychodem z pozarolniczej działalności gospodarczej jest między innymi wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnie otrzymanych świadczeń. Oznacza to, że wszelkie przysporzenia lub korzyści majątkowe związane z działalnością gospodarczą są traktowane jako przychód.
Warto podkreślić, że korzyść ta nie musi bezpośrednio zwiększać aktywów przedsiębiorcy. Może nią być również zwolnienie z obowiązku poniesienia określonych wydatków. W praktyce, gdy zleceniodawca pokrywa koszty delegacji współpracownika (np. noclegi, bilety), to po stronie tego ostatniego powstaje przysporzenie majątkowe. Współpracownik nie musi wydawać własnych środków na te cele, co stanowi dla niego korzyść finansową.
W konsekwencji, wartość pokrytych kosztów delegacji stanowi dla współpracownika przychód, który należy zaliczyć do źródła przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej. Jest to istotne, ponieważ wpływa na rozliczenie podatkowe przedsiębiorcy.
Rozliczanie delegacji B2B w praktyce
Przejdźmy teraz do praktycznych aspektów rozliczania delegacji w ramach umów B2B. Kluczowe jest prawidłowe udokumentowanie wszystkich wydatków związanych z podróżą służbową. Współpracownik powinien gromadzić faktury, rachunki i inne dokumenty potwierdzające poniesione koszty. Na ich podstawie zleceniodawca dokonuje zwrotu wydatków.
Z punktu widzenia zleceniodawcy, zwrócone koszty podróży mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Ważne jest jednak, aby wydatki te były bezpośrednio związane z wykonywaniem zadań wynikających z umowy B2B.
Dla współpracownika otrzymany zwrot kosztów stanowi przychód z działalności gospodarczej. Należy go uwzględnić w rozliczeniu podatkowym, niezależnie od wybranej formy opodatkowania. Warto pamiętać, że na zleceniodawcy nie ciążą w tym przypadku obowiązki płatnika ani obowiązki informacyjne, ponieważ przepisy dotyczące obowiązków płatnika nie obejmują przychodów z pozarolniczej działalności gospodarczej.
Przy rozliczaniu delegacji B2B należy zwrócić uwagę na kilka kluczowych elementów. Po pierwsze, istotne jest precyzyjne określenie w umowie zasad pokrywania kosztów podróży służbowych. Po drugie, ważne jest skrupulatne dokumentowanie wszystkich wydatków. Po trzecie, zarówno zleceniodawca, jak i współpracownik powinni być świadomi konsekwencji podatkowych związanych z rozliczeniem delegacji.
Prawidłowe rozliczenie delegacji w ramach umów B2B wymaga znajomości przepisów podatkowych i umiejętności ich interpretacji. W razie wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub księgowym, aby uniknąć ewentualnych błędów w rozliczeniach.