Rozliczanie zwolnienia lekarskiego w okresie wypowiedzenia może być skomplikowanym procesem dla pracodawców. W tym artykule wyjaśnimy, jak prawidłowo postępować w takiej sytuacji, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy i uniknąć potencjalnych problemów.
Wypowiedzenie umowy a zwolnienie lekarskie
Gdy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, co do zasady nie może zostać zwolniony przez pracodawcę. Wynika to z art. 41 Kodeksu pracy, który chroni pracowników przed wypowiedzeniem umowy podczas usprawiedliwionej nieobecności. Istnieją jednak wyjątki od tej reguły, określone w art. 53 Kodeksu pracy.
Pracodawca może rozwiązać umowę bez wypowiedzenia, jeśli niezdolność do pracy trwa dłużej niż 3 miesiące (przy zatrudnieniu krótszym niż 6 miesięcy) lub przekracza łączny okres pobierania wynagrodzenia, zasiłku i świadczenia rehabilitacyjnego (przy dłuższym stażu pracy).
Z drugiej strony, pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim ma prawo złożyć wypowiedzenie. Musi jednak zadbać o to, aby było ono skuteczne, czyli dotarło do pracodawcy. W przypadku choroby, gdy osobiste dostarczenie dokumentu nie jest możliwe, pracownik może wysłać wypowiedzenie pocztą tradycyjną (z potwierdzeniem odbioru) lub e-mailem (najlepiej z bezpiecznym podpisem kwalifikowanym).
Należy pamiętać, że zwolnienie lekarskie nie wydłuża okresu wypowiedzenia – biegnie on normalnie, niezależnie od choroby pracownika.
Jak rozliczyć L4 w okresie wypowiedzenia?
W trakcie okresu wypowiedzenia pracownik nadal podlega ubezpieczeniu chorobowemu i zachowuje prawo do świadczeń z tego tytułu. Rodzaj świadczenia i podmiot odpowiedzialny za jego wypłatę zależą od kilku czynników. Przez pierwsze 33 dni choroby w roku kalendarzowym (lub 14 dni dla pracowników powyżej 50. roku życia) pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe. Po tym okresie pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.
Wypłata zasiłku chorobowego zależy od liczby osób zgłoszonych przez pracodawcę do ubezpieczenia chorobowego. Jeśli pracodawca zgłosił co najmniej 21 osób, sam wypłaca zasiłek (finansowany przez FUS). W przypadku mniejszej liczby ubezpieczonych, zasiłek wypłaca ZUS.
Co istotne, pracownik może zachować prawo do zasiłku chorobowego nawet po ustaniu stosunku pracy, jeśli niezdolność do pracy trwała co najmniej 30 dni i powstała w ciągu 14 dni od zakończenia ubezpieczenia (lub 3 miesięcy w przypadku choroby zakaźnej). W takiej sytuacji zasiłek może być wypłacany maksymalnie przez 91 dni po ustaniu zatrudnienia.
Kontrola pracownika przebywającym na L4 podczas wypowiedzenia
Pracodawca ma prawo skontrolować, czy pracownik przebywający na zwolnieniu lekarskim w okresie wypowiedzenia rzeczywiście jest niezdolny do pracy i wykorzystuje L4 zgodnie z jego przeznaczeniem.
Kontrola może być przeprowadzona w różnych miejscach, takich jak adres zamieszkania pracownika, adres czasowego pobytu podany na zaświadczeniu lekarskim, czy miejsce wykonywania pracy na rzecz innej firmy.
Jeśli podczas kontroli okaże się, że pracownik nie zastosował się do zaleceń lekarskich i np. wykonuje pracę zarobkową lub remontuje mieszkanie, pracodawca powinien spisać protokół i powiadomić ZUS. W konsekwencji ZUS może cofnąć świadczenie za ten okres. Co więcej, w przypadku stwierdzenia nieuczciwego wykorzystywania zwolnienia lekarskiego, pracodawca ma możliwość rozwiązania umowy natychmiastowo z winy pracownika, nawet jeśli okres wypowiedzenia miał trwać dłużej.
Warto zaznaczyć, że kontrolę może przeprowadzić zarówno pracodawca, jak i ZUS. W przypadku firm zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego maksymalnie 20 osób, kontrolę przeprowadza ZUS, ale może to zrobić również na wniosek pracodawcy.
Wpływ L4 na urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia
Zgodnie z art. 1671 Kodeksu pracy, pracownik ma obowiązek wykorzystać należny mu urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia, jeśli pracodawca mu go udzieli. Wymiar urlopu w tym czasie nie może jednak przekraczać limitu wynikającego z art. 1551 Kodeksu pracy, co oznacza, że pracodawca musi obliczyć urlop proporcjonalnie do okresu zatrudnienia.
Zwolnienie lekarskie może jednak skomplikować kwestię wykorzystania urlopu w okresie wypowiedzenia. Jeśli pracownik zachoruje przed rozpoczęciem zaplanowanego urlopu, nie będzie mógł go wykorzystać w tym czasie. Natomiast jeśli otrzyma L4 w trakcie urlopu wypoczynkowego, zwolnienie lekarskie przerwie urlop.
W obu przypadkach, jeśli pracownik nie zdąży wykorzystać urlopu do końca okresu wypowiedzenia z powodu choroby, pracodawca będzie zobowiązany wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopowe. Ważne jest, aby pamiętać, że L4 nie wydłuża okresu wypowiedzenia, więc nie ma możliwości przesunięcia urlopu na późniejszy termin.
Ekwiwalent za niewykorzystany urlop a zwolnienie lekarskie
W sytuacji, gdy pracownik nie wykorzysta całego przysługującego mu urlopu wypoczynkowego do końca okresu wypowiedzenia, pracodawca ma obowiązek wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopowe. Dotyczy to zarówno urlopu bieżącego, jak i zaległego z poprzedniego roku.
Aby prawidłowo obliczyć ekwiwalent, należy najpierw ustalić wymiar urlopu proporcjonalny do okresu zatrudnienia w danym roku. Przykładowo, jeśli pracownikowi przysługuje 26 dni urlopu rocznie, a okres wypowiedzenia kończy się 30 czerwca, to proporcjonalny wymiar urlopu wyniesie 13 dni (26 dni : 12 miesięcy × 6 miesięcy).
Od tak obliczonego wymiaru urlopu odejmujemy dni już wykorzystane przez pracownika. Jeśli pracownik nie może wykorzystać pozostałych dni z powodu zwolnienia lekarskiego, pracodawca wypłaca ekwiwalent za te niewykorzystane dni.
Należy pamiętać, że pracownik nie może odmówić wykorzystania urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Pracodawca ma prawo jednostronnie udzielić takiego urlopu, bez konieczności składania wniosku przez pracownika lub uzyskiwania jego zgody.
W przypadku, gdy pracownik zachoruje w trakcie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, zwolnienie lekarskie przerywa urlop. Zgodnie z art. 166 pkt 1 Kodeksu pracy, pracodawca powinien udzielić niewykorzystanej części urlopu w późniejszym terminie. Jednakże, jeśli urlop był zaplanowany na końcówkę okresu wypowiedzenia, a pracownik nie zdąży go wykorzystać z powodu choroby, pracodawca będzie zobowiązany wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopowe.
Zobacz również: Kiedy wypłacany jest ekwiwalent za zaległy urlop?