Prawidłowe księgowanie wynagrodzeń pracowniczych to kluczowy element prowadzenia działalności gospodarczej. W naszym artykule wyjaśnimy, jak poprawnie ujmować wynagrodzenia w kosztach podatkowych, ze szczególnym uwzględnieniem sytuacji, gdy wypłata następuje po terminie.
Terminy wypłaty wynagrodzeń
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, wynagrodzenia za dany miesiąc powinny być wypłacane najpóźniej do ostatniego dnia tego miesiąca. Przykładowo, pensje za marzec 2023 roku należy uregulować do 31 marca 2023 roku. Przestrzeganie tych terminów ma istotne znaczenie nie tylko dla pracowników, ale również dla pracodawców, którzy muszą prawidłowo ująć te koszty w swojej księgowości.
Jak ujmować wynagrodzenia w kosztach podatkowych?
Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych jednoznacznie określa zasady ujmowania wynagrodzeń w kosztach uzyskania przychodów. Zgodnie z art. 22 ust. 6ba, wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę stanowią koszty w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem terminowej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracownika.
W przypadku opóźnienia w wypłacie, koszty te ujmuje się w dacie faktycznej wypłaty lub udostępnienia środków pracownikowi. Oznacza to, że jeśli wynagrodzenia za marzec 2023 zostały wypłacone w terminie, należy je ująć w kosztach marca 2023, a nie kwietnia 2023.
Podobne zasady obowiązują w przypadku składek ZUS finansowanych przez pracodawcę. Art. 22 ust. 6bb ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, że składki te są kosztem uzyskania przychodów w miesiącu, za który wynagrodzenia są należne, pod warunkiem terminowego opłacenia.
Jeśli składki zostały opłacone w terminie, powinny być ujęte w księdze podatkowej pod datą ostatniego dnia miesiąca, którego dotyczą, w kolumnie 13 „Pozostałe wydatki”. W przypadku nieterminowej zapłaty, składki stają się kosztem w miesiącu faktycznej zapłaty i wtedy należy je zaksięgować.
Czym grozi wypłata wynagrodzenia po terminie?
Wypłata wynagrodzenia po ustalonym terminie niesie ze sobą poważne skutki dla pracodawcy, nie tylko w kontekście relacji z pracownikami, ale również w aspekcie podatkowym. W takiej sytuacji art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych znajduje zastosowanie. Oznacza to, że wynagrodzenia wypłacone po terminie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów dopiero w dacie ich faktycznej wypłaty lub postawienia do dyspozycji pracowników.
Taka zmiana momentu ujęcia kosztu może wpłynąć na wysokość zobowiązań podatkowych w poszczególnych okresach rozliczeniowych, co wymaga szczególnej uwagi przy prowadzeniu księgowości.
Ujmowanie kosztów dla umów o pracę i umów cywilnoprawnych
Należy zwrócić uwagę na odmienne zasady ujmowania w kosztach wynagrodzeń z tytułu umów o pracę i umów cywilnoprawnych. W przypadku umów o pracę, jak już wspomnieliśmy, kluczowe znaczenie ma termin wypłaty wynikający z przepisów prawa pracy. Natomiast dla umów cywilnoprawnych, takich jak umowy zlecenia czy o dzieło, moment ujęcia kosztu zależy od faktycznej daty dokonania wypłaty lub postawienia wynagrodzenia do dyspozycji zleceniobiorcy.
Ta różnica ma istotne znaczenie dla prawidłowego prowadzenia ewidencji księgowej i wymaga od przedsiębiorców dokładnego rozróżniania rodzajów umów zawartych z osobami świadczącymi pracę.
Korekta błędów w księgowaniu wynagrodzeń
W praktyce prowadzenia działalności gospodarczej mogą zdarzyć się sytuacje, gdy przedsiębiorca pominie ujęcie wypłaconych w terminie wynagrodzeń i składek ZUS w odpowiednim miesiącu. W takim przypadku niezbędne jest dokonanie korekty. Nie ma możliwości przesunięcia ujęcia tych kosztów na późniejszy okres.
Korekta powinna polegać na wprowadzeniu odpowiedniego zapisu do księgi za miesiąc, w którym wynagrodzenie powinno być pierwotnie ujęte. Oznacza to konieczność „cofnięcia się” do właściwego miesiąca i dokonania stosownej korekty, zamiast ujmowania tych kosztów w bieżącym okresie rozliczeniowym.
Wskazówki – co warto wiedzieć?
Aby uniknąć błędów w księgowaniu wynagrodzeń i związanych z nimi składek, warto wprowadzić kilka praktycznych rozwiązań. Przede wszystkim, zalecamy systematyczne monitorowanie terminów wypłat wynagrodzeń i opłacania składek ZUS. Dobrym rozwiązaniem jest utworzenie harmonogramu płatności, który pomoże w terminowej realizacji zobowiązań wobec pracowników i ZUS.
Dodatkowo, warto regularnie weryfikować zapisy w księdze podatkowej, aby upewnić się, że wszystkie wynagrodzenia i składki zostały prawidłowo ujęte. W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnych sytuacji, rekomendujemy konsultację z doradcą podatkowym lub księgowym, którzy pomogą w prawidłowej interpretacji przepisów i ich zastosowaniu w praktyce.