Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucyjna zmiana w sposobie wystawiania i odbierania faktur dla przedsiębiorców w Polsce. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz być świadomy nadchodzących zmian w procesie fakturowania. Dzisiaj przedstawimy Ci wszystkie niezbędne informacje dotyczące KSeF, abyś mógł się odpowiednio przygotować do nowych wymagań i wykorzystać potencjalne korzyści płynące z tego systemu.
Czym jest Krajowy System e-Faktur (KSeF)?
Krajowy System e-Faktur to zaawansowana platforma teleinformatyczna stworzona przez Ministerstwo Finansów. Jej głównym celem jest umożliwienie przedsiębiorcom wystawiania, przesyłania i odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. KSeF to nie tylko narzędzie do fakturowania – to kompleksowe rozwiązanie, które centralizuje proces rejestracji faktur w obrocie gospodarczym.
Dzięki temu systemowi, wszystkie faktury będą kierowane do jednego centralnego miejsca, co znacząco usprawni przepływ dokumentów między firmami.
KSeF oferuje szereg funkcjonalności, które wykraczają poza zwykłe wystawianie faktur. System umożliwia nadawanie, zmianę i odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF, powiadamianie o nadanych uprawnieniach, a także uwierzytelnianie i weryfikację uprawnień użytkowników.
Co więcej, KSeF zapewnia bezpieczne przechowywanie faktur ustrukturyzowanych oraz nadaje im unikalne numery identyfikacyjne. System pozwala również na weryfikację danych z faktur używanych poza KSeF oraz umożliwia analizę i kontrolę prawidłowości danych zawartych w fakturach ustrukturyzowanych.
Od kiedy KSeF będzie obowiązkowy?
Pierwotnie planowano, że KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca 2024 roku. Jednak w wyniku konsultacji i analiz, Ministerstwo Finansów zdecydowało o przesunięciu tego terminu. Zgodnie z najnowszymi ustaleniami, KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 roku dla dużych podmiotów, które w poprzednim roku przekroczyły 200 mln złotych obrotów. Dla wszystkich pozostałych podmiotów obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie od 1 kwietnia 2026 roku.
To przesunięcie terminu daje przedsiębiorcom więcej czasu na dostosowanie się do nowych wymagań. W międzyczasie Ministerstwo Finansów prowadzi konsultacje i planuje wprowadzenie uproszczeń w systemie. Warto zaznaczyć, że od lipca 2024 roku trwają rozmowy z przedsiębiorcami, podczas których analizowane są opinie i propozycje zmian. Ministerstwo planuje między innymi umożliwienie wystawiania faktur elektronicznych „offline” poza KSeF z kodem QR oraz utrzymanie opcji wystawiania faktur papierowych dla podatników, dla których wdrożenie KSeF może być problematyczne.
Dla kogo obowiązuje KSeF?
KSeF obejmie swoim zasięgiem szerokie grono przedsiębiorców, jednak istnieją pewne wyjątki. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF dotyczy wszystkich czynności, które do tej pory wymagały udokumentowania fakturą zgodnie z ustawą o VAT. Obejmuje to krajowe dostawy towarów oraz świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B) i na rzecz organów publicznych.
Jednakże, istnieją grupy podmiotów, które zostały wyłączone z obowiązku korzystania z KSeF. Są to między innymi podatnicy nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wyłączenie dotyczy również podatników korzystających z procedur szczególnych, takich jak podmioty z siedzibą poza UE świadczące usługi na rzecz konsumentów z UE czy podmioty zagraniczne zarejestrowane do procedury szczególnej dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych.
Co istotne, obowiązek wystawiania faktur w KSeF nie obejmuje transakcji z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej (B2C). Oznacza to, że faktury konsumenckie mogą być nadal wystawiane w dotychczasowej formie. Dodatkowo, Ministerstwo Finansów przewiduje możliwość wyłączenia z obowiązku KSeF niektórych przypadków dostaw towarów lub świadczenia usług, które zostaną określone w dodatkowym rozporządzeniu.
Jak przystąpić do KSeF?
Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to proces, który wymaga odpowiedniego przygotowania. Obecnie, korzystanie z KSeF jest dobrowolne, co daje Ci możliwość stopniowego wdrożenia systemu w Twojej firmie. Aby rozpocząć pracę z KSeF, musisz posiadać jeden z kilku dostępnych środków uwierzytelniania. Możesz skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego lub wygenerowanego przez KSeF tokena.
Pierwszym krokiem jest wejście na stronę rządową Krajowego Systemu e-Faktur. Tam znajdziesz wszystkie niezbędne informacje i narzędzia do rozpoczęcia pracy z systemem. W przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi, proces jest uproszczony – posiadasz automatycznie przypisane uprawnienia właścicielskie. Jeśli reprezentujesz podmiot niebędący osobą fizyczną, możesz wykorzystać elektroniczną pieczęć kwalifikowaną zawierającą NIP lub złożyć zawiadomienie ZAW-FA, wskazujące osobę uprawnioną do korzystania z KSeF w imieniu Twojej firmy.
Pamiętaj, że przystąpienie do KSeF wymaga również dostosowania Twojego systemu księgowego. Upewnij się, że oprogramowanie, z którego korzystasz, jest kompatybilne z KSeF i potrafi generować faktury w wymaganym formacie XML. Wiele dostawców oprogramowania księgowego już teraz oferuje aktualizacje uwzględniające integrację z KSeF.
Faktury korygujące i samofakturowanie w KSeF
W ramach Krajowego Systemu e-Faktur, proces wystawiania faktur korygujących ulega pewnym modyfikacjom. Faktury korygujące w KSeF muszą zawierać numer faktury korygowanej nadany przez system, z wyjątkiem sytuacji, gdy faktura pierwotna nie otrzymała takiego numeru. Co istotne, KSeF upraszcza procedurę obniżenia podstawy opodatkowania.
W przypadku wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym wystawiono tę fakturę.
KSeF eliminuje możliwość wystawiania not korygujących przez nabywcę. To zmiana, która może wpłynąć na dotychczasowe praktyki niektórych firm. Ponadto, duplikaty faktur będą wystawiane tylko do faktur wystawionych poza systemem KSeF.
Jeśli chodzi o samofakturowanie, KSeF oferuje elastyczne rozwiązania. Jako podatnik (sprzedawca) masz pełne uprawnienia do nadawania uprawnień w systemie. Oznacza to, że możesz upoważnić swoich kontrahentów do wystawiania faktur w Twoim imieniu w ramach procedury samofakturowania. To rozwiązanie może znacząco usprawnić procesy w firmach, które korzystają z tego typu rozwiązań.
Obowiązki biur rachunkowych w zakresie KSeF
Biura rachunkowe odgrywają kluczową rolę w procesie wdrażania i korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Choć główna odpowiedzialność za prawidłowe fakturowanie spoczywa na przedsiębiorcy, biura rachunkowe mają szereg istotnych obowiązków i zadań związanych z KSeF.
Przede wszystkim, biuro rachunkowe powinno zadbać o to, aby programy do fakturowania, z których korzystają ich klienci, były w pełni zintegrowane z KSeF. To kluczowy aspekt, który zapewni płynne przejście na nowy system fakturowania. Biura rachunkowe muszą również dokładnie poznać zasady pobierania faktur kosztowych z KSeF, co jest niezbędne do prawidłowego prowadzenia księgowości klientów.
Kolejnym ważnym aspektem jest kwestia uprawnień. Przedsiębiorca może upoważnić biuro rachunkowe lub konkretne osoby fizyczne (np. pracowników biura) do wystawiania i dostępu do faktur ustrukturyzowanych w jego imieniu. Biuro rachunkowe powinno być przygotowane na zarządzanie tymi uprawnieniami i zapewnienie, że odpowiednie osoby mają dostęp do systemu KSeF w zakresie niezbędnym do wykonywania swoich obowiązków.
Warto podkreślić, że biura rachunkowe same również wystawiają faktury, dlatego osoby odpowiedzialne za ten proces w biurze powinny być dobrze zaznajomione z procedurą wystawiania faktur za pośrednictwem KSeF. Biura rachunkowe powinny także być przygotowane na edukowanie swoich klientów w zakresie nowych wymogów i procesów związanych z KSeF, pełniąc rolę ekspertów i doradców w tej dziedzinie.
Co w przypadku awarii systemu KSeF?
Ministerstwo Finansów, przewidując możliwość wystąpienia problemów technicznych, opracowało procedury awaryjne dla Krajowego Systemu e-Faktur. W przypadku awarii lub niedostępności KSeF, przedsiębiorcy mają alternatywne sposoby wystawiania faktur, aby zapewnić ciągłość operacji biznesowych.
Jeśli system KSeF ulegnie awarii, Minister Finansów opublikuje oficjalny komunikat w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) lub, w przypadku braku takiej możliwości, w innych środkach masowego przekazu. Komunikat ten będzie zawierał informacje o początku i zakończeniu okresu awarii.
W czasie trwania oficjalnie ogłoszonej awarii KSeF, możesz wystawiać faktury w postaci elektronicznej, zgodnie z wzorem faktury ustrukturyzowanej udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Ważne jest, aby udostępnić taką fakturę nabywcy w uzgodniony z nim sposób. Pamiętaj, że masz obowiązek oznaczyć tę fakturę specjalnym kodem, który umożliwi późniejszy dostęp do niej w KSeF oraz weryfikację zawartych w niej danych.
Po zakończeniu awarii, w ciągu 7 dni roboczych, musisz przesłać do KSeF wszystkie faktury wystawione w trakcie awarii. System nada im wtedy odpowiednie numery identyfikacyjne. Za datę wystawienia faktury uznaje się datę, którą wskazałeś na fakturze podczas awarii.
W przypadku innych przyczyn niedostępności KSeF, niezwiązanych z oficjalnie ogłoszoną awarią, możesz wystawić fakturę w postaci elektronicznej lub papierowej. Masz wtedy obowiązek przesłać takie faktury do KSeF nie później niż następnego dnia roboczego po ich wystawieniu.
Te procedury awaryjne zapewniają, że nawet w przypadku problemów technicznych, Twoja firma może kontynuować wystawianie faktur i prowadzenie działalności bez większych zakłóceń.
Co grozi za niestosowanie KSeF?
Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur wiąże się również z ustanowieniem sankcji za nieprzestrzeganie nowych przepisów. Należy jednak podkreślić, że kary za naruszenia związane z KSeF wejdą w życie dopiero od 1 sierpnia 2026 roku, co daje przedsiębiorcom czas na dostosowanie się do nowych wymagań.
Jeśli po tym terminie podatnik, wbrew obowiązkowi, nie wystawi faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF lub nie dopełni innych obowiązków związanych z systemem (np. nie prześle do KSeF faktury wystawionej w okresie awarii w wymaganym terminie), naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę pieniężną. Maksymalna wysokość tej kary może wynieść nawet 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. W przypadku faktur bez wykazanego podatku, kara może sięgać do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na fakturze.
Warto zaznaczyć, że w okresie przejściowym, czyli od 1 lutego do 31 lipca 2026 roku, kary pieniężne nie będą nakładane. To dodatkowy czas dla przedsiębiorców na pełne wdrożenie systemu i dostosowanie się do nowych wymagań. W tym okresie podatnicy będą mogli również w dotychczasowy sposób (bez użycia KSeF) wystawiać faktury z kasy rejestrującej oraz nie będą musieli dokonywać płatności przelewem z podaniem numeru KSeF.
Ministerstwo Finansów planuje również wprowadzenie pewnych udogodnień, takich jak możliwość wystawiania faktur papierowych w określonych przypadkach, np. gdy żadna z wystawionych papierowo faktur nie przekroczy kwoty 450 zł, a suma takich faktur nie przekroczy 10 000 zł miesięcznie.
Pamiętaj, że choć w okresie przejściowym nie będą nakładane bezpośrednie kary finansowe za nieprzestrzeganie przepisów o KSeF, to nie można wykluczyć ewentualnych konsekwencji wynikających z ogólnych przepisów karno-skarbowych. Dlatego zalecamy, abyś jak najwcześniej rozpoczął przygotowania do pełnego wdrożenia KSeF w swojej firmie.
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur to znacząca zmiana w polskim systemie podatkowym, mająca na celu uproszczenie i uszczelnienie procesu fakturowania. Choć wymaga to dostosowania się do nowych wymogów, w dłuższej perspektywie przyniesie korzyści zarówno dla przedsiębiorców, jak i dla administracji skarbowej. Kluczowe jest, aby przedsiębiorcy wykorzystali czas pozostały do pełnego wdrożenia systemu na odpowiednie przygotowanie się i dostosowanie swoich procesów biznesowych do nowych wymagań.