Rozwiązanie stosunku pracy to moment, w którym zarówno pracownik, jak i pracodawca muszą dopełnić wielu formalności. Jedną z nich jest prawidłowe rozliczenie urlopu wypoczynkowego, co ma istotne znaczenie przy wydawaniu świadectwa pracy.
Urlop wypoczynkowy – podstawowe zasady
Urlop wypoczynkowy to jedno z podstawowych praw pracownika, które ma na celu zapewnienie mu odpoczynku i regeneracji sił. Jako pracodawcy, musimy pamiętać o planowaniu urlopów z wyprzedzeniem, uwzględniając przy tym wnioski pracowników oraz potrzeby naszej firmy. Tworzymy plan urlopów, który nie obejmuje jednak tzw. urlopu „na żądanie”.
Co do zasady, pracownik powinien wykorzystać cały przysługujący mu urlop w roku, w którym nabył do niego prawo. Jeśli z jakichś powodów urlop nie zostanie wykorzystany w danym roku, mamy obowiązek udzielić go najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W szczególnych przypadkach możemy przesunąć termin urlopu lub nawet odwołać pracownika z wypoczynku.
Standardowy wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi 20 dni dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dni dla pracowników z dłuższym stażem. Dla osób pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlop naliczamy proporcjonalnie. Zaległy urlop wypoczynkowy to sytuacja, gdy pracownik ma do wykorzystania więcej dni urlopu niż jego roczny wymiar.
Informacje o urlopie w świadectwie pracy
Świadectwo pracy to kluczowy dokument, który wydajemy pracownikowi w momencie zakończenia stosunku pracy. Musi ono zawierać szereg informacji, w tym te dotyczące urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, w świadectwie pracy podajemy informacje o urlopie wykorzystanym w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
W świadectwie pracy umieszczamy liczbę dni i godzin urlopu wypoczynkowego, który przysługiwał pracownikowi w danym roku i został przez niego wykorzystany. Dodatkowo, osobno wskazujemy liczbę dni urlopu „na żądanie”, z którego skorzystał pracownik. Te informacje są niezbędne dla kolejnego pracodawcy, aby mógł prawidłowo ustalić wymiar urlopu dla nowo zatrudnionej osoby.
Warto podkreślić, że w świadectwie pracy nie umieszczamy informacji o zaległym urlopie z lat poprzednich. Dlaczego? Ponieważ to my, jako dotychczasowy pracodawca, jesteśmy odpowiedzialni za rozliczenie tych zaległości. Nowy pracodawca nie potrzebuje tej informacji do ustalenia uprawnień urlopowych pracownika w swojej firmie.
Urlop zaległy a świadectwo pracy
Zaległy urlop wypoczynkowy to sytuacja, gdy pracownik ma do wykorzystania więcej dni urlopu niż jego roczny wymiar. Jako pracodawcy musimy dołożyć wszelkich starań, aby pracownicy regularnie korzystali z przysługującego im wypoczynku. Jeśli jednak dojdzie do sytuacji, w której pracownik ma niewykorzystany urlop z poprzedniego roku, musimy udzielić go najpóźniej do końca września kolejnego roku.
W świadectwie pracy nie umieszczamy informacji o zaległym urlopie wypoczynkowym. Dlaczego? Ponieważ zaległy urlop, czyli ten niewykorzystany z poprzednich lat, jest zobowiązaniem dotychczasowego pracodawcy. To my jesteśmy odpowiedzialni za udzielenie tego urlopu lub wypłacenie ekwiwalentu pieniężnego. Nowy pracodawca nie ponosi żadnej odpowiedzialności za zaległości urlopowe z poprzedniego miejsca pracy.
Umieszczenie informacji o zaległym urlopie w świadectwie pracy nie ma praktycznego znaczenia dla kolejnego pracodawcy i nie wpływa na ustalenie uprawnień urlopowych pracownika w nowym miejscu zatrudnienia. Skupiamy się zatem wyłącznie na urlopie bieżącym, który ma bezpośredni wpływ na wymiar urlopu u nowego pracodawcy.
Czy informacja o urlopie ma znaczenie dla przyszłego pracodawcy?
Informacja o urlopie wykorzystanym w bieżącym roku kalendarzowym ma wbrew pozorom dosyć spore znaczenie dla kolejnego pracodawcy. Pozwala ona chociażby na prawidłowe obliczenie wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi w nowym miejscu pracy. Zasada proporcjonalności urlopu oznacza, że wymiar urlopu u nowego pracodawcy zależy od tego, ile dni urlopu pracownik wykorzystał u poprzedniego pracodawcy w tym samym roku kalendarzowym.
Przykładowo, jeśli pracownik wykorzystał więcej dni urlopu niż wynikałoby to z proporcjonalnego wyliczenia, u nowego pracodawcy przysługuje mu odpowiednio mniejszy wymiar urlopu. Ta informacja pozwala nowemu pracodawcy uniknąć sytuacji, w której pracownik mógłby skorzystać z większej liczby dni urlopowych, niż mu przysługuje w danym roku kalendarzowym.
Ważne jest również, aby w świadectwie pracy osobno wskazać liczbę dni urlopu „na żądanie” wykorzystanego przez pracownika. Jest to istotne, ponieważ limit 4 dni urlopu „na żądanie” dotyczy całego roku kalendarzowego, niezależnie od liczby pracodawców. Jeśli pracownik wykorzystał już część lub całość tego limitu u poprzedniego pracodawcy, nowy pracodawca musi to uwzględnić przy udzielaniu urlopu „na żądanie” w pozostałej części roku.