Leasing operacyjny to popularna forma finansowania zakupu środków trwałych w przedsiębiorstwach. W tym artykule przyjrzymy się szczegółowo jednemu z kluczowych aspektów tej formy finansowania – opłacie wstępnej i jej ujęciu w kosztach firmy.
Czym jest opłata wstępna w leasingu operacyjnym?
Opłata wstępna, zwana również czynszem inicjalnym lub wkładem własnym, stanowi charakterystyczny element umowy leasingu operacyjnego. Jest to jednorazowa płatność dokonywana przez leasingobiorcę przed rozpoczęciem okresu leasingu. Jej wysokość zazwyczaj znacząco odbiega od kwot regularnych rat leasingowych. Wniesienie opłaty wstępnej warunkuje uruchomienie leasingu i rozpoczęcie realizacji umowy.
Kwalifikacja umów leasingu dla celów bilansowych i podatkowych
W praktyce gospodarczej często spotykamy się z sytuacją, gdy umowa leasingu jest klasyfikowana odmiennie dla celów bilansowych i podatkowych. Dla celów bilansowych większość umów leasingu kwalifikuje się jako leasing finansowy, spełniając przynajmniej jeden z siedmiu warunków wymienionych w art. 3 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Natomiast dla celów podatkowych te same umowy często uznawane są za leasing operacyjny.
Ustawa o rachunkowości daje jednak możliwość uproszczenia. Jednostki, które nie przekroczyły dwóch z trzech określonych limitów (suma aktywów do 25,5 mln zł, przychody netto do 51 mln zł, średnioroczne zatrudnienie do 50 osób), mogą stosować zasady kwalifikacji leasingu według przepisów podatkowych również dla celów bilansowych. To uproszczenie pozwala na spójne traktowanie umów leasingu zarówno w aspekcie podatkowym, jak i księgowym.
Ujęcie opłaty wstępnej w kosztach podatkowych
W świetle przepisów podatkowych, opłata wstępna w leasingu operacyjnym traktowana jest jako koszt jednorazowy, potrącalny w momencie poniesienia. Oznacza to, że możemy ująć ją w kosztach uzyskania przychodów od razu, bez konieczności rozliczania w czasie. Organy podatkowe konsekwentnie potwierdzają takie stanowisko w wydawanych interpretacjach.
Przykładowo, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji z 15 marca 2024 r. (nr 0111-KDIB1-3.4010.23.2024.1.DW) wyjaśnił, że opłatę wstępną oraz miesięczne raty leasingowe zaliczamy do kosztów pośrednich. Możemy je ująć jednorazowo w podatkowych kosztach uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia.
Należy jednak pamiętać o ograniczeniach dotyczących samochodów osobowych. Opłaty leasingowe, w tym opłata wstępna, podlegają limitowi. Rozliczamy je w kosztach podatkowych w takiej proporcji, w jakiej kwota 150 000 zł (dla samochodów spalinowych) lub 225 000 zł (dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem) pozostaje do wartości samochodu. Limit ten dotyczy części opłaty stanowiącej spłatę wartości samochodu, nie obejmuje natomiast części odsetkowej raty.
Rozliczanie opłaty wstępnej w księgach rachunkowych
W księgach rachunkowych mamy dwie możliwości ujęcia opłaty wstępnej. Pierwsza metoda polega na rozliczaniu jej w czasie przez okres trwania umowy leasingu. Takie podejście wynika z zasady współmierności kosztów i przychodów oraz postanowień Krajowego Standardu Rachunkowości nr 5 „Leasing, najem i dzierżawa”.
W praktyce oznacza to, że opłatę wstępną ujmujemy początkowo jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Następnie systematycznie, najczęściej metodą liniową, rozliczamy ją przez okres leasingu, obciążając koszty poszczególnych miesięcy lub kwartałów. Przykładowo, jeśli opłata wstępna wynosi 24 084 zł, a umowa leasingu trwa 36 miesięcy, miesięczny odpis tej opłaty wyniesie 669 zł.
Druga metoda opiera się na uproszczeniu wynikającym z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Jeśli uznamy, że opłata wstępna ma nieistotną wartość i jej jednorazowe ujęcie nie wpłynie znacząco na rzetelne przedstawienie sytuacji finansowej firmy, możemy zaliczyć ją jednorazowo do kosztów działalności operacyjnej. Takie rozwiązanie powinno być opisane w polityce rachunkowości jednostki.
Niezależnie od wybranej metody księgowej, opłatę wstępną zaliczamy do kosztów działalności operacyjnej (usługi obce) lub pozostałych kosztów operacyjnych w przypadku stosowania wariantu porównawczego rachunku zysków i strat. W wariancie kalkulacyjnym ujmujemy ją w kosztach wytworzenia, ogólnego zarządu, sprzedaży lub pozostałej działalności operacyjnej, w zależności od celu użytkowania przedmiotu leasingu.
Limity kosztów dla samochodów osobowych w leasingu
Przy rozliczaniu opłat leasingowych samochodów osobowych musimy zwrócić uwagę na obowiązujące limity podatkowe. Dla samochodów spalinowych limit wynosi 150 000 zł, natomiast dla pojazdów elektrycznych i napędzanych wodorem jest to 225 000 zł. Limity te odnoszą się do tej części opłaty, która stanowi spłatę wartości samochodu.
W praktyce oznacza to, że opłaty leasingowe, w tym opłatę wstępną, rozliczamy w kosztach podatkowych proporcjonalnie. Proporcję tę ustalamy, dzieląc kwotę limitu przez wartość samochodu wynikającą z umowy leasingu. Przykładowo, jeśli wartość samochodu spalinowego wynosi 200 700 zł, a limit to 150 000 zł, proporcja wyniesie 74,74% (150 000 zł : 200 700 zł).
Warto pamiętać, że limit dotyczy części kapitałowej opłat leasingowych wraz z niepodlegającym odliczeniu VAT. Nie obejmuje on natomiast części odsetkowej rat leasingowych. W przypadku samochodów używanych do celów mieszanych, gdzie odliczamy 50% VAT, do wartości samochodu dla celów ustalenia proporcji dodajemy połowę kwoty nieodliczonego VAT.
Księgowanie opłaty wstępnej – przykłady
Przeanalizujmy teraz konkretne przykłady księgowania opłaty wstępnej w leasingu operacyjnym.
Pierwszy przykład dotyczy samochodu osobowego o wartości 180 000 zł netto (221 400 zł brutto), użytkowanego do celów mieszanych. Opłata wstępna wynosi 21 600 zł netto (26 568 zł brutto).
Dla celów bilansowych, jeśli firma stosuje rozliczanie w czasie, księgujemy:
Fakturę za opłatę wstępną:
Wn „Rozrachunki z dostawcami” 26 568 zł
Ma „Rachunek bieżący” 26 568 zł
VAT naliczony (50%):
Wn „VAT naliczony” 2 484 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 2 484 zł
Wartość netto opłaty plus nieodliczony VAT:
Wn „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” 24 084 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 24 084 zł
Miesięczne rozliczenie opłaty (24 084 zł : 36 miesięcy):
Wn „Usługi obce” 669 zł
Ma „Czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów” 669 zł
Dla celów podatkowych, opłatę wstępną ujmujemy jednorazowo, z uwzględnieniem limitu 150 000 zł. Ustalamy proporcję: (150 000 zł : 200 700 zł) × 100 = 74,74%. Do kosztów uzyskania przychodów zaliczymy: 24 084 zł × 74,74% = 18 000,38 zł.
Drugi przykład dotyczy wózka widłowego o wartości 37 000 zł netto (45 510 zł brutto), z opłatą wstępną 5 000 zł netto (6 150 zł brutto). Jeśli firma stosuje uproszczenie i uznaje opłatę za nieistotną, księgujemy jednorazowo:
Fakturę za opłatę wstępną:
Wn „Rozrachunki z dostawcami” 6 150 zł
Ma „Rachunek bieżący” 6 150 zł
VAT naliczony:
Wn „VAT naliczony” 1 150 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 1 150 zł
Wartość netto opłaty:
Wn „Usługi obce” 5 000 zł
Ma „Rozrachunki z dostawcami” 5 000 zł
W tym przypadku, zarówno dla celów bilansowych, jak i podatkowych, opłata wstępna zostaje ujęta w kosztach jednorazowo w miesiącu poniesienia.
Te przykłady pokazują, jak różne podejścia do księgowania opłaty wstępnej wpływają na ewidencję księgową i rozliczenia podatkowe. Wybór metody zależy od przyjętej polityki rachunkowości, wartości opłaty oraz rodzaju leasingowanego środka trwałego.