Od 1 stycznia 2021 roku weszły w życie nowe przepisy dotyczące umów o dzieło. Zmiany te, wprowadzone w ramach tarczy antykryzysowej, nakładają na zlecających obowiązek zgłaszania tych umów do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli jesteś przedsiębiorcą lub osobą fizyczną zlecającą wykonanie dzieła, powinieneś zapoznać się z nowymi regulacjami. W tym artykule wyjaśnimy, kto i w jakich okolicznościach musi złożyć formularz ZUS RUD, oraz jakie są konsekwencje niedopełnienia tego obowiązku.
Od kiedy trzeba zgłaszać umowę o dzieło do ZUS?
Nowe przepisy wymagają, aby wszystkie umowy o dzieło zawarte od 1 stycznia 2021 roku były zgłaszane do ZUS-u. Obowiązek ten wynika z art. 22 ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19.
Warto podkreślić, że samo zgłoszenie umowy nie oznacza, że będzie ona podlegać oskładkowaniu. Nadal od umowy o dzieło naliczany jest jedynie podatek dochodowy. Celem wprowadzenia tej regulacji jest przede wszystkim gromadzenie danych statystycznych i umożliwienie ZUS-owi weryfikacji prawidłowości zawieranych umów.
Kto musi zgłosić umowę o dzieło?
Obowiązek zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u spoczywa na dwóch grupach podmiotów. Pierwszą z nich są płatnicy składek, czyli najczęściej przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą i zatrudniający pracowników. Drugą grupą są osoby fizyczne zlecające wykonanie dzieła, nawet jeśli nie prowadzą działalności gospodarczej.
Oznacza to, że jeśli jako osoba prywatna zlecasz komuś wykonanie konkretnego dzieła, np. napisanie książki czy stworzenie strony internetowej, masz obowiązek zgłosić tę umowę do ZUS-u. Jest to istotna zmiana, która nakłada nowe obowiązki administracyjne na osoby nieprowadzące działalności gospodarczej.
Wyjątki od obowiązku zgłaszania
Istnieją jednak sytuacje, w których nie musisz zgłaszać umowy o dzieło do ZUS-u. Pierwszym wyjątkiem są umowy zawierane z własnym pracownikiem. Jeśli zlecasz wykonanie dzieła osobie, która jest już u ciebie zatrudniona na podstawie umowy o pracę, nie musisz zgłaszać dodatkowej umowy o dzieło.
Drugi wyjątek dotyczy sytuacji, gdy umowa o dzieło jest zawierana z innym podmiotem, ale wykonywana na rzecz własnego pracodawcy. Trzeci przypadek obejmuje umowy zawierane z osobami prowadzącymi działalność gospodarczą, jeśli przedmiot umowy o dzieło wchodzi w zakres tej działalności.
Te wyjątki są istotne, ponieważ pozwalają uniknąć zbędnej biurokracji w sytuacjach, gdy relacja między zlecającym a wykonawcą jest już w pewien sposób sformalizowana lub gdy wykonawca prowadzi działalność w danym zakresie.
Termin i sposób zgłoszenia umowy o dzieło
Jako zlecający dzieło, masz obowiązek zgłosić umowę o dzieło do ZUS-u w ciągu 7 dni od daty jej zawarcia. Ten stosunkowo krótki termin wymaga od nas szybkiego działania i dobrej organizacji. Zgłoszenia dokonujemy za pomocą formularza ZUS RUD.
Mamy dwie opcje złożenia tego dokumentu. Pierwsza to wypełnienie i wysłanie formularza bezpośrednio przez platformę ZUS PUE (Platforma Usług Elektronicznych). Jest to najszybsza i najbardziej wygodna metoda, szczególnie dla osób, które regularnie korzystają z usług online ZUS-u. Druga opcja to tradycyjna forma papierowa. W tym przypadku należy pobrać formularz ze strony zus.pl, wydrukować go, wypełnić i wysłać pocztą do właściwego oddziału ZUS-u.
Niezależnie od wybranej metody, ważne jest, abyśmy dotrzymali siedmiodniowego terminu.
Formularz ZUS RUD – co zawiera i jak wypełnić?
Formularz ZUS RUD, choć może wydawać się skomplikowany na pierwszy rzut oka, jest stosunkowo prosty w wypełnieniu. Składa się z czterech głównych części, które musimy dokładnie uzupełnić.
W pierwszej części zaznaczamy, czy składamy nowe zgłoszenie, czy korektę już istniejącego.
Druga część dotyczy danych zamawiającego dzieło. Tutaj wpisujemy nasze dane ewidencyjne, takie jak REGON, NIP, nazwę firmy lub imię i nazwisko (w przypadku osób fizycznych) oraz adres do korespondencji.
W trzeciej części podajemy informacje o wykonawcy dzieła. Wymagane są tu dane takie jak PESEL, data urodzenia, imię i nazwisko oraz adres zamieszkania wykonawcy. Jeśli wykonawca nie posiada numeru PESEL, musimy podać rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego jego tożsamość.
Czwarta część formularza dotyczy samej umowy o dzieło. Wpisujemy tu datę zawarcia umowy, datę rozpoczęcia i zakończenia wykonywania dzieła oraz jego przedmiot. Na końcu formularza składamy oświadczenie o prawdziwości podanych danych, które potwierdzamy własnoręcznym podpisem.
Co grozi za niezgłoszenie umowy o dzieło?
Niedopełnienie obowiązku zgłoszenia umowy o dzieło do ZUS-u może mieć poważne konsekwencje finansowe. Zgodnie z art. 98 ustawy o ubezpieczeniach społecznych, za brak zgłoszenia wymaganych ustawą danych grozi kara grzywny. Wysokość tej kary może sięgać nawet 5000 złotych. Co istotne, nie możemy się tłumaczyć nieznajomością przepisów – nie jest to okoliczność łagodząca. Dlatego tak ważne jest, abyśmy byli na bieżąco z obowiązującymi regulacjami i sumiennie wypełniali nasze obowiązki wobec ZUS-u.
Pamiętajmy, że kara może zostać nałożona nie tylko na przedsiębiorców, ale również na osoby fizyczne zlecające wykonanie dzieła. Warto więc dokładnie pilnować terminów i prawidłowości zgłoszeń, aby uniknąć niepotrzebnych kosztów i problemów.
Co stoi za obowiązkiem zgłaszania umów o dzieło?
Wprowadzenie obowiązku zgłaszania umów o dzieło do ZUS-u ma kilka istotnych celów. Przede wszystkim, ma to umożliwić Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych gromadzenie dokładnych danych statystycznych dotyczących tego rodzaju umów. Dzięki temu ZUS będzie mógł lepiej analizować rynek pracy i trendy w zatrudnieniu.
Ponadto, rejestr umów o dzieło ma służyć celom weryfikacyjnym. Pozwoli to na łatwiejszą identyfikację przypadków, w których umowa o dzieło mogła zostać użyta niewłaściwie, np. w sytuacji, gdy bardziej odpowiednia byłaby umowa zlecenie lub umowa o pracę. Warto podkreślić, że samo zgłoszenie umowy o dzieło nie zmienia jej charakteru prawnego ani nie powoduje oskładkowania.
Nadal pozostaje ona zwolniona z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. Jednakże, łatwiejszy dostęp do informacji o zawieranych umowach może przyczynić się do zwiększenia liczby kontroli ze strony ZUS-u. Dlatego też powinniśmy zwrócić szczególną uwagę na prawidłowe klasyfikowanie umów i ich zgodność z rzeczywistym charakterem wykonywanej pracy.