Akty stanu cywilnego są niezwykle istotnymi dokumentami w życiu każdego obywatela. Czasem jednak zdarza się, że zawierają one błędy lub nieścisłości, które wymagają korekty. W tym artykule przedstawimy Państwu, jak przeprowadzić proces sprostowania aktu stanu cywilnego zgodnie z obowiązującym prawem.
Czym jest sprostowanie aktu stanu cywilnego i kiedy jest konieczne?
Sprostowanie aktu stanu cywilnego to procedura, która pozwala na poprawienie błędów lub uzupełnienie brakujących informacji w oficjalnych dokumentach takich jak akt urodzenia, małżeństwa czy zgonu. Konieczność sprostowania może wynikać z różnych sytuacji.
Przykładowo, w akcie może pojawić się literówka w nazwisku, błędna data zdarzenia lub brakować istotnych danych wymaganych przez prawo. Pamiętajmy, że nie możemy samodzielnie skreślić błędu i wpisać poprawnej formy – takie działanie byłoby niezgodne z prawem i nie miałoby mocy prawnej. Sprostowanie musi zostać przeprowadzone zgodnie z określoną procedurą, aby zmiana była prawomocna i uznawana przez instytucje państwowe.
Podstawa prawna sprostowania aktu stanu cywilnego
Możliwość sprostowania aktu stanu cywilnego jest uregulowana w polskim prawie. Kluczowym aktem prawnym w tej kwestii jest ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego. Zgodnie z art. 35 tej ustawy, sprostowaniu podlega akt stanu cywilnego zawierający dane niezgodne z informacjami zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego.
Sprostowania można również dokonać na podstawie innych aktów stanu cywilnego, o ile dotyczą one tej samej osoby lub jej przodków i stwierdzają zdarzenie wcześniejsze. Warto zaznaczyć, że podstawą do sprostowania mogą być także zagraniczne dokumenty stanu cywilnego. Ustawodawca przewidział te możliwości, aby zapewnić obywatelom narzędzia do utrzymania prawidłowości i aktualności ich dokumentów stanu cywilnego.
Art. 35. [Sprostowanie aktu stanu cywilnego]
1. Akt stanu cywilnego, który zawiera dane niezgodne z danymi zawartymi w aktach zbiorowych rejestracji stanu cywilnego lub z innymi aktami stanu cywilnego, o ile stwierdzają one zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych, albo z zagranicznymi dokumentami stanu cywilnego, podlega sprostowaniu przez kierownika urzędu stanu cywilnego, który go sporządził.
2. Sprostowanie aktu stanu cywilnego może być dokonane na podstawie zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, jeżeli w państwie wystawienia jest on uznawany za dokument stanu cywilnego, lub innego dokumentu zagranicznego potwierdzającego stan cywilny, wydanego w państwie, w którym nie jest prowadzona rejestracja stanu cywilnego, jeżeli zawierają one dane, które podlegają sprostowaniu, stwierdzają zdarzenie wcześniejsze i dotyczą tej samej osoby lub jej wstępnych.
3. Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu, na wniosek osoby, której ten akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, na wniosek osoby mającej w tym interes prawny lub prokuratora, w formie czynności materialno-technicznej.
4. Jeżeli sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje się z urzędu lub na wniosek innej osoby niż ta, której akt dotyczy, lub jej przedstawiciela ustawowego, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia tę osobę o zamiarze sprostowania lub o złożeniu wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego.
5. Jeżeli sprostowania aktu małżeństwa dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o złożeniu wniosku drugiego małżonka.
6. Do wniosku o sprostowanie aktu stanu cywilnego załącza się dokumenty, o których mowa w ust. 2.
7. Wnioskując o sprostowanie aktu stanu cywilnego na podstawie materiałów archiwalnych, do wniosku należy załączyć uwierzytelniony odpis lub wypis, lub uwierzytelnioną reprodukcję tych materiałów.
8. Kierownik urzędu stanu cywilnego, dokonując sprostowania, wydaje wnioskodawcy odpis zupełny sprostowanego aktu stanu cywilnego.
Niezbędna dokumentacja do sprostowania aktu
Aby przeprowadzić sprostowanie aktu stanu cywilnego, musimy dysponować odpowiednią dokumentacją potwierdzającą prawdziwość modyfikowanych danych. Akceptowane są dwa rodzaje dokumentów.
Pierwszym z nich jest zagraniczny dokument stanu cywilnego, pod warunkiem, że w kraju jego wystawienia jest on uznawany za oficjalny dokument stanu cywilnego. Drugim rodzajem jest inny dokument zagraniczny potwierdzający stan cywilny, wydany w państwie, gdzie nie prowadzi się rejestracji stanu cywilnego. Taki dokument musi zawierać dane podlegające sprostowaniu, stwierdzać zdarzenie wcześniejsze i dotyczyć tej samej osoby lub jej przodków.
W przypadku, gdy sprostowanie ma nastąpić na podstawie materiałów archiwalnych, niezbędne będzie dostarczenie uwierzytelnionego odpisu, wypisu lub uwierzytelnionej reprodukcji tych materiałów. Pamiętajmy, że kompletna i prawidłowa dokumentacja jest kluczowa dla pomyślnego przeprowadzenia procesu sprostowania.
Sprostowanie aktu stanu cywilnego krok po kroku
Proces sprostowania aktu stanu cywilnego może zostać zainicjowany na kilka sposobów. Może to nastąpić z urzędu, czyli z inicjatywy samego urzędu stanu cywilnego, lub na wniosek osoby, której akt dotyczy. Wniosek może również złożyć przedstawiciel ustawowy tej osoby, na przykład rodzic w przypadku niepełnoletniego dziecka. Ponadto, o sprostowanie może wnioskować osoba mająca w tym interes prawny lub prokurator. Niezależnie od tego, kto inicjuje procedurę, sprostowania dokonuje kierownik urzędu stanu cywilnego, który sporządził dany akt.
Aby rozpocząć proces, należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie stanu cywilnego. Do wniosku musimy dołączyć wcześniej wspomniane dokumenty potwierdzające konieczność sprostowania. Jeśli podstawą sprostowania są materiały archiwalne, dołączamy ich uwierzytelnione kopie. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje sprostowania i wydaje wnioskodawcy odpis zupełny poprawionego aktu stanu cywilnego.
Warto zaznaczyć, że procedura ta wiąże się z opłatą skarbową. Aktualnie wynosi ona 39 zł za wydanie odpisu zupełnego aktu stanu cywilnego po dokonaniu sprostowania. Opłatę tę należy uiścić przed złożeniem wniosku, a dowód wpłaty dołączyć do dokumentacji.
Sprostowanie aktu stanu cywilnego przez sąd
W niektórych sytuacjach sprostowanie aktu stanu cywilnego przez kierownika urzędu stanu cywilnego może okazać się niemożliwe. Dzieje się tak, gdy nie ma możliwości dokonania sprostowania na podstawie akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego, innych aktów stanu cywilnego stwierdzających zdarzenie wcześniejsze i dotyczących tej samej osoby lub jej przodków, albo zagranicznych dokumentów stanu cywilnego. W takich przypadkach konieczne jest skierowanie sprawy do sądu.
Sprostowania aktu stanu cywilnego dokonuje wtedy sąd w postępowaniu nieprocesowym. Wniosek o sprostowanie może złożyć osoba zainteresowana, prokurator lub kierownik urzędu stanu cywilnego. Postępowanie sądowe jest bardziej złożone i czasochłonne niż procedura administracyjna, ale daje możliwość sprostowania aktu w sytuacjach, gdy standardowa ścieżka jest niedostępna.
Sąd, rozpatrując sprawę, bierze pod uwagę wszystkie dostępne dowody i okoliczności. Może to obejmować przesłuchanie świadków, analizę dokumentów historycznych czy ekspertyzę specjalistów. Po dokładnym zbadaniu sprawy sąd wydaje postanowienie o sprostowaniu aktu stanu cywilnego. Na podstawie tego postanowienia kierownik urzędu stanu cywilnego dokonuje odpowiednich zmian w akcie.
Należy pamiętać, że postępowanie sądowe wiąże się z dodatkowymi kosztami, takimi jak opłata sądowa czy ewentualne koszty zastępstwa prawnego. Jednakże w sytuacjach, gdy sprostowanie jest niezbędne, a nie może być dokonane w trybie administracyjnym, jest to jedyna droga do poprawienia błędów w akcie stanu cywilnego.
Proces sprostowania aktu stanu cywilnego, czy to w trybie administracyjnym, czy sądowym, może wydawać się skomplikowany. Jednak jest on niezbędny dla zachowania prawidłowości i aktualności naszych najważniejszych dokumentów. Prawidłowe akty stanu cywilnego są fundamentem wielu aspektów naszego życia prawnego i społecznego, dlatego warto zadbać o ich poprawność.