Najważniejsze informacje:
- Status ucznia/studenta do 26 roku życia zwalnia z obowiązku odprowadzania składek ZUS od umowy zlecenia, o ile osoba nie jest jednocześnie zatrudniona na umowę o pracę u tego samego pracodawcy.
- Wymagane jest zaświadczenie z uczelni/szkoły lub oświadczenie zleceniobiorcy o statusie ucznia – kopiowanie legitymacji jest niezgodne z RODO.
- Zwolnienie z podatku dochodowego do 26 roku życia przysługuje niezależnie od statusu ucznia/studenta, ale tylko przy umowie zlecenia i umowie o pracę (nie dotyczy umowy o dzieło).
- W przypadku utraty statusu studenta w trakcie miesiąca, składki ZUS naliczane są proporcjonalnie od następnego dnia.
- Przy spełnieniu wszystkich warunków (status ucznia do 26 lat) wynagrodzenie brutto równa się netto, a jedynym kosztem dla pracodawcy jest uzgodniona kwota wynagrodzenia.
Zatrudnianie uczniów i studentów na umowę zlecenie to popularne rozwiązanie wśród przedsiębiorców, które pozwala znacząco obniżyć koszty zatrudnienia. Wynika to przede wszystkim ze szczególnych zasad dotyczących oskładkowania i opodatkowania ich wynagrodzeń.
Dlaczego warto zatrudnić ucznia lub studenta?
Zatrudnienie ucznia lub studenta na umowę zlecenie przynosi wymierne korzyści finansowe dla pracodawcy. Najważniejszą z nich jest brak konieczności odprowadzania składek ZUS, co bezpośrednio przekłada się na niższe koszty zatrudnienia. Dzięki temu możemy zapewnić młodej osobie atrakcyjne wynagrodzenie netto, jednocześnie utrzymując całkowite koszty na rozsądnym poziomie.
Jest to szczególnie istotne w przypadku mniejszych firm, które poszukują elastycznych form współpracy. Wynagrodzenie brutto w takiej sytuacji będzie równe kwocie netto, co ułatwia planowanie budżetu i rozliczenia.
Kogo uznajemy za osobę uczącą się?
Mówiąc o osobie uczącej się, mamy na myśli uczniów i studentów, którzy nie ukończyli 26 roku życia. Obejmuje to szeroką grupę osób kształcących się w różnych formach edukacji. W tej grupie znajdziemy nie tylko studentów studiów dziennych, ale również uczniów szkół średnich (w tym wieczorowych i zaocznych) oraz słuchaczy szkół policealnych.
Istotne jest jednak, że status osoby uczącej się nie obejmuje doktorantów. Ten szczególny status ma kluczowe znaczenie przy ustalaniu zasad oskładkowania umowy zlecenia. Pamiętajmy, że sama deklaracja bycia uczniem lub studentem nie jest wystarczająca – potrzebujemy odpowiedniej dokumentacji potwierdzającej ten fakt.
Jak potwierdzić status ucznia?
Potwierdzenie statusu ucznia lub studenta wymaga odpowiedniej dokumentacji, która zabezpieczy pracodawcę przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi. Podstawowym dokumentem jest zaświadczenie z dziekanatu lub sekretariatu szkoły, które jednoznacznie potwierdza, że dana osoba kontynuuje naukę.
Praktykowane jest również przyjmowanie od zleceniobiorcy pisemnego oświadczenia o posiadaniu statusu studenta lub ucznia. Trzeba podkreślić, że popularna praktyka kserowania legitymacji studenckiej nie jest zgodna z przepisami RODO i może skutkować nałożeniem kar w przypadku kontroli.
Przedsiębiorca musi więc zachować szczególną ostrożność przy gromadzeniu i przechowywaniu dokumentacji potwierdzającej status osoby uczącej się. Jest to istotne nie tylko ze względu na ochronę danych osobowych, ale również na potrzeby ewentualnej kontroli ZUS.
Zasady oskładkowania umowy zlecenia
Kwestia składek ZUS przy zatrudnianiu ucznia lub studenta jest bardzo korzystna dla pracodawcy. Osoba ucząca się, która nie ukończyła 26 roku życia, jest całkowicie zwolniona z obowiązku odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne. W praktyce oznacza to, że pracodawca nie musi wypełniać formularzy ZUS ZUA czy ZUS ZZA, a zleceniobiorca nie może nawet dobrowolnie przystąpić do ubezpieczeń społecznych czy zdrowotnego.
Istnieje jednak jeden istotny wyjątek od tej zasady – jeśli student jest jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę u tego samego pracodawcy, umowa zlecenie podlega standardowemu oskładkowaniu. Trzeba podkreślić, że zatrudnienie na umowę o pracę u innego pracodawcy nie wpływa na zwolnienie ze składek ZUS przy umowie zlecenia.
Co ważne, w przypadku utraty statusu studenta w trakcie miesiąca, składki naliczane są proporcjonalnie od następnego dnia po utracie tego statusu.
Zwolnienie z podatku dochodowego do 26 roku życia
Zwolnienie z podatku dochodowego dla młodych pracowników działa niezależnie od posiadania statusu ucznia czy studenta. Każda osoba poniżej 26 roku życia zatrudniona na umowę zlecenie jest automatycznie zwolniona z podatku PIT.
Zleceniobiorca może jednak zrezygnować z tego przywileju, składając odpowiednie oświadczenie u pracodawcy. Mimo braku podatku, pracodawca ma obowiązek wystawienia PIT-11 po zakończeniu roku podatkowego.
Różnice między umową zlecenia a umową o dzieło
Przy wyborze formy zatrudnienia młodego pracownika należy pamiętać o istotnej różnicy w opodatkowaniu umów cywilnoprawnych. Zwolnienie z podatku dochodowego dla osób do 26 roku życia obejmuje wyłącznie umowy zlecenia i umowy o pracę.
W przypadku umowy o dzieło pracodawca musi pobrać i odprowadzić podatek dochodowy, nawet jeśli wykonawca nie ukończył 26 lat. Ta różnica może mieć znaczący wpływ na ostateczne wynagrodzenie netto młodego pracownika.
Realne koszty zatrudnienia ucznia i studenta
Zatrudnienie ucznia lub studenta na umowę zlecenie jest niezwykle korzystne pod względem finansowym dla obu stron. W przypadku osoby uczącej się poniżej 26 roku życia, która korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS i podatku dochodowego, kwota wynagrodzenia brutto jest równa kwocie netto.
Dla pracodawcy oznacza to, że jego jedynym kosztem jest uzgodnione wynagrodzenie, bez dodatkowych obciążeń w postaci składek ZUS czy zaliczek na podatek. Trzeba podkreślić, że tak korzystne warunki zatrudnienia są możliwe tylko przy spełnieniu wszystkich wymaganych kryteriów dotyczących wieku i statusu osoby uczącej się.