Dofinansowanie do okularów dla pracowników to istotny element dbania o bezpieczeństwo i higienę pracy. W tym artykule wyjaśnimy, jak pracodawcy mogą spełnić ten obowiązek i jakie korzyści przynosi to pracownikom.
Okulary dla pracownika – co mówi prawo?
Obowiązek zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok wynika z art. 237(6) Kodeksu pracy oraz rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 roku. Przepisy te nakładają na pracodawcę odpowiedzialność za dostarczenie pracownikom nieodpłatnych środków ochrony indywidualnej, w tym okularów korekcyjnych, jeśli są one niezbędne podczas pracy przy monitorze ekranowym.
Art. 2376. – [Prawo do bezpłatnych środków ochrony indywidualnej] – Kodeks pracy
§ 1. Pracodawca jest obowiązany dostarczyć pracownikowi nieodpłatnie środki ochrony indywidualnej zabezpieczające przed działaniem niebezpiecznych i szkodliwych dla zdrowia czynników występujących w środowisku pracy oraz informować go o sposobach posługiwania się tymi środkami.
§ 2. (uchylony)
§ 3. Pracodawca jest obowiązany dostarczać pracownikowi środki ochrony indywidualnej, które spełniają wymagania dotyczące oceny zgodności określone w odrębnych przepisach.
Od 17 listopada 2023 roku przepisy rozszerzono również o możliwość dofinansowania szkieł kontaktowych. Pracodawca ma obowiązek zapewnić okulary lub szkła kontaktowe, jeśli wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej wykażą taką potrzebę.
Kto i kiedy może ubiegać się o refundację?
Prawo do refundacji okularów lub szkieł kontaktowych przysługuje pracownikom, którzy spędzają przed monitorem ekranowym co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy, czyli minimum cztery godziny dziennie. Dotyczy to nie tylko osób pracujących przy komputerach stacjonarnych, ale również przy laptopach, tabletach czy smartfonach.
Główny Inspektorat Pracy potwierdził, że pracownicy korzystający z laptopów również mogą być uprawnieni do refundacji, jeśli urządzenie to jest ich narzędziem pracy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Częstotliwość refundacji powinna być zgodna z zaleceniami lekarza medycyny pracy.
Uwaga! Niedopuszczalne jest ustalanie sztywnych okresów refundacji, np. co dwa lub trzy lata, gdyż potrzeby pracownika mogą się zmieniać. O konieczności wymiany okularów zawsze decyduje lekarz okulista podczas badań z zakresu medycyny pracy.
Jak uzyskać dofinansowanie do okularów?
Aby uzyskać dofinansowanie do okularów, pracownik musi przejść kilka etapów. Pierwszym krokiem jest otrzymanie od pracodawcy skierowania na badania profilaktyczne do lekarza medycyny pracy. Podczas tych badań lekarz oceni, czy pracownik wymaga stosowania okularów korekcyjnych do pracy przy monitorze. Jeśli tak, wystawia odpowiednie zaświadczenie.
Następnie pracownik powinien zakupić okulary lub szkła kontaktowe zgodnie z zaleceniem lekarza. Po dokonaniu zakupu, należy dostarczyć pracodawcy fakturę potwierdzającą nabycie okularów oraz wniosek o dofinansowanie.
Niektórzy pracodawcy mają własne formularze wniosków, które pracownik musi wypełnić. W przypadku pogorszenia się wzroku lub zmiany wady wzroku, pracownik może poprosić pracodawcę o skierowanie na dodatkowe badanie okresowe w zakresie okulistyki, nawet jeśli termin standardowego badania okresowego jeszcze nie minął.
Wysokość refundacji i kwestie podatkowe
Przepisy nie określają dokładnej kwoty refundacji za okulary lub szkła kontaktowe. Pracodawcy często ustalają limity refundacji w wewnętrznych regulaminach pracy. Niemniej jednak, refundacja powinna pokryć koszty podstawowych szkieł korekcyjnych i oprawek.
Pamiętaj! Pracodawca nie ma obowiązku finansowania luksusowych oprawek czy zaawansowanych technologicznie szkieł – w takim przypadku pracownik może dopłacić różnicę z własnej kieszeni.
Jeśli chodzi o aspekty podatkowe, kwota zwrotu za okulary jest wolna od podatku dochodowego, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Warunkiem jest, aby refundacja wynikała z decyzji lekarza medycyny pracy. W takiej sytuacji pracodawca nie ma obowiązku naliczania i odprowadzania zaliczki na podatek dochodowy od tej kwoty.
Podobnie, refundacja okularów lub szkieł kontaktowych zaleconych przez lekarza medycyny pracy jest zwolniona z oskładkowania ZUS. Warto zaznaczyć, że te korzystne zasady podatkowe i składkowe dotyczą wyłącznie sytuacji, gdy okulary lub szkła kontaktowe zostały zalecone przez lekarza medycyny pracy w ramach badań profilaktycznych.